Externe Synology NAS-hosting
29/09/18 blog # ,

Externe Synology NAS-hosting

In dit artikel presenteren we een praktische case waarin we een keuze-advies op maat leverden aan één van onze klanten. Dit artikel bouwt voort op ons eerdere artikel over het gebruik van een FTP-server op Synology-NAS voor bestandsuitwisseling met klanten.

VRAAG VAN DE KLANT

Het gebruik van een NAS als FTP-server voor mijn klanten werkt goed maar de upload-snelheid van onze internet-connectie is toch nog onvoldoende voor veeleisende (vooral buitenlandse) klanten. Is het hosten van de NAS in een datacenter een optie?

INLEIDING

Om eerlijk te zijn hadden wij deze mogelijkheid zelf nog niet overwogen. Door het idee dat hosting in een datacenter altijd enorm duur is en de onterechte gedachte dat je daar moeilijk een desktop-NAS kan plaatsen, was het nog niet bij ons opgekomen dit te bekijken.

 

Aangezien een korte zoektocht ons leerde dat dit toch wel het overwegen waard was, hebben we eens de mogelijkheden in detail bekeken om een onderbouwd advies af te leveren.

LOCATIE

De locatie van het datacenter waar je je toestel plaatst is belangrijk, en wel om enkele verschillende redenen:

 

Aanwezigheid providers of Internet Exchanges (IX)

De NAS is bedoeld om een snelle toegang te verlenen aan klanten maar moet ook vlot bereikbaar zijn voor onszelf. Het datacenter waar de hosting wordt aangeboden beschikt dus best over ofwel directe fibers naar enkele grote providers en/of een grote internet-exchange waarop de grote providers zijn aangesloten.

 

Fysieke afstand

Ook al is de virtuele bereikbaarheid het belangrijkst, ook de fysieke afstand tot het datacentrum speelt mee als je een eigen toestel wil gebruiken. De NAS moet eerst en vooral naar daar verzonden worden én in geval van een probleem met bijvoorbeeld een harde schijf, moet deze opgestuurd worden (wat toch prijzig kan uitvallen als dit naar het buitenland is).

 

Juridisch

Het Verenigd Koninkrijk staat bekend om zijn goede hosting aan lage prijzen. De Brexit die eraan komt zorgt echter voor ons als Europese klanten mogelijks in de toekomst voor problemen. Enerzijds zouden er in de toekomst wel eens taksen kunnen geheven worden op producten & diensten in het VK, anderzijds is bij contracten met Engelse bedrijven ook steeds het Engels recht van toepassing. Ook hier kan de Brexit in de toekomst mogelijk roet in het eten werpen mocht er een conflict ontstaan met de partij die de hosting van de NAS op zich neemt

INTERNET-CONNECTIVITEIT

We haalden het al aan bij de locatie, het is belangrijk om een goede virtuele bereikbaarheid te hebben door de aanwezig van providers of een internet-exchange waardoor de communicatie vanop de internetlijnen van de klanten (en onszelf) goed verloopt.

Hiernaast is de snelheid die wordt aangeboden natuurlijk ook belangrijk. De nieuwste NASsen beschikken over Gigabit-poorten dus als de processor en beschikbare werkgeheugen voldoende krachtig is, dan kunnen we een goede snelheid garanderen als we ook een Gigabit-connectie krijgen in het DC.

 

Opgelet: Het is heel moeilijk om de werkelijk haalbare snelheid van een datacenter in te schatten. Dit door factoren gerelateerd aan de locatie (welke bandbreedte is er beschikbaar naar de buitenwereld toe), het toestel waarmee verbonden wordt (hoe zwaar is dit belast, hoeveel simultane connecties zijn er) maar ook door de connectie van de bezoeker (hoeveel netwerken/routers zit die van het datacenter, welke connectiviteit heeft die ter beschikking). Als er echter slechts 100Mbps-connectiviteit wordt aangeboden, dan zullen bezoekers uiteraard nooit met een hogere snelheid kunnen up- of downloaden.

TOESTEL HUREN OF KOPEN

In ons geval hadden we voorzien om zelf een NAS in het DC te plaatsen maar aangezien niet iedereen een NAS op overschot heeft, staan we toch even stil bij de voordelen van het huren t.g.o. het kopen van een NAS.

 

Huren

+ Geen investering: Het grote voordeel is dat er geen investering moet gedaan worden, je betaalt de NAS maand na maand en als je hem niet meer nodig hebt, dan kost het ook niets. Ook zijn er geen kosten voor het verschepen van een NAS naar het DC of voor een kapotte harde schijf die vervangen moet worden, de huurprijs is “all-in”.
Let wel op dat er bij het huren van een NAS mogelijk een minimumduur aan het contract vast hangt!

+ Risico: Een NAS blijft een elektronisch toestel en die durven ook wel eens falen. Vooral de harde schijven kunnen het na een (soms korte) tijd begeven zonder duidelijke reden. Als men een NAS huurt, dan is hiervoor geen risico aangezien de verhurende partij verantwoordelijk is voor de hardware

 

Kopen

+ Keuzevrijheid: Wanneer je zelf je NAS aanschaft, heb je volledige vrijheid in keuze. Ook al kan je in veel gevallen kiezen welke NAS je wil huren, niet alle modellen zullen worden aangeboden. Zelfde verhaal bij de harde schijven, als je graag een specifiek model NAS wil met grote schijven (b.v. 10TB), dan kan dit perfect.

+ Totale kost: Ook al is er de kost van de investering van de NAS, deze is eenmalig terwijl de terugkerende kost (hosting) kleiner is. De verhuurders van het materiaal zullen een marge nemen op de hardware en het risico op falende systemen indekken, waardoor de totale kost bij aankoop normaal gezien lager zal liggen dan bij huur

AANBIEDERS

Wij hebben even gezocht naar welke bedrijven Synology NAS-hosting aanbieden en hebben bij 2 ervan de voor- en nadelen in detail bekeken. Uiteraard is deze lijst een momentopname, zoals alles binnen IT kunnen altijd andere partijen opduiken en kan hun aanbod aangepast worden.

Opm: Aangezien onze klant zich in België bevindt dat een belangrijke klantenbasis heeft in Nederland, hebben we ons voor de uitgebreide vergelijking beperkt tot de aanbieders die we konden vinden in deze 2 landen

 

Fusa Internet Services

* Belgisch bedrijf dat hosting aanbiedt in een Belgische Datacenter in Oostkamp met connectiviteit naar oa Telenet, Colt, Interoute en Cogent

* Connectiviteit naar de NASsen op 1Gbps-poorten (de site vermeldt 100Mbps maar per mail werd ons 1Gbps bevestigd). Het inbegrepen volume (bijkopen kan altijd) is 1TB, wat neerkomt op een 35GB/dag bij constant gebruik.

* De hosting gebeurt steeds voor eigen aangekochte NASsen, het is niet mogelijk om een NAS bij hen te huren

* Simpele werkzaamheden aan de NAS (b.v. vervangen van een kapotte schijf) zijn gratis op voorwaarde dat dit kan wachten tot hun volgende bezoek aan het DC en dat het materiaal wordt afgeleverd aan hun kantooradres

* Hosting van een 2-bay Synology kost op het moment van schrijven 9,5€/maand en het contract is maandelijks opzegbaar

 

NAS Hosting

* Engels bedrijf dat hosting aanbiedt in een Nederlands datacenter in Haarlem (nabij Amsterdam) met connectiviteit naar oa AMS-IX (één van de grootste internet-exchanges van Europa)

* Connectiviteit naar de NASsen op 1Gbps-poorten en met een onbeperkt volume (unmetered)

* Er kan gekozen worden om een eigen NAS te plaatsen (dit staat niet vermeld op de site maar werd ons per mail bevestigd) of er kan een NAS gehuurd worden (specificaties zelf te kiezen via eenvoudige wizard)

* Materialen zoals een eigen gebruikte NAS of vervang-schijven dienen te worden opgestuurd naar Haarlem en voor het vervangen van bijvoorbeeld een kapotte schijf wordt een kost van 49€ gerekend. Wel biedt het bedrijf een remote-restart van de NAS aan zodat een zogenaamde PowerCycle kan worden uitgevoerd om een totaal geblokkeerde NAS te herstarten

* Hosting van een eigen 2-bay NAS kost op het moment van schrijven 19€/maand, contractduur onbekend

 

Enkele anderen

* Infomaniak: Zwitsers bedrijf in Zwitsers datacenter (ideaal wanneer de Zwitserse onpartijdigheid belangrijk is) maar biedt enkel grotere Synology’s (RS-reeks) aan op huurbasis

* ikoula: Frans bedrijf in Frans datacenter, biedt desktop Synology’s (DS-reeks) aan op huurbasis. Enkel technische ondersteuning in Frankrijk (dus mogelijks ook enkel in het Frans) en de NASsen krijgen slechts 100Mbps bandbreedte

* Card Solutions: Nederlands bedrijf in Nederlands datacenter, biedt de mogelijkheid om een NAS te kopen of huren (al is het niet helemaal duidelijk of je ook je eigen toestel kan gebruiken)

CONCLUSIE

Er zijn een aantal zaken om op te letten wanneer voor NAS-hosting wordt gekozen maar als het datacenter (en de connectiviteit ervan) in orde is, dan is het zeker een betaalbare oplossing om een offsite-NAS te hosten. Voor een 10 à 20€ per maand kan je al je 2-bay NAS veilig in een datacenter plaatsen, waar klanten met een wellicht hogere snelheid zullen verbinden dan wanneer die aan een normale internetlijn hangt.

Keuze-adviezenKMO-Hardware en Synology vormen deel van de aangeboden services van Hot Ice Belgium. Kunnen wij u van dienst zijn in één van deze domeinen, neem zeker contact met ons op!

no responses
Voorbeeld-advies: FTP-server op Synology-NAS voor bestandsuitwisseling met klanten
09/06/17 blog #

Voorbeeld-advies: FTP-server op Synology-NAS voor bestandsuitwisseling met klanten

In dit artikel presenteren we een praktische case waarin we een keuze-advies op maat leverden aan één van onze klanten.

VRAAG VAN DE KLANT

Mijn klanten willen een FTP-toegang om makkelijk bestanden met ons bedrijf te kunnen uitwisselen maar FTP-hosting is erg duur (aangezien dit grote bestanden betreft). Is een NAS bruikbaar als alternatief?

HARDWARE

De keuze van NAS-systeem is afhankelijk van een aantal factoren. De voornaamste zijn het aantal schijven en de serie (die de performantie bepaalt).

 

Aantal schijven
Ook al kan een Synology NAS met 1 schijf qua functionaliteit bijna alles wat een systeem met meerdere schijven kan, het risico van een falende schijf moet ook afgedekt worden. Een systeem met 2 schijven is hiervoor een oplossing zodat alle data 2 keer wordt opgeslagen maar een systeem van 4 schijven is een nog betere oplossing. Door gebruik te maken van Synology Hybrid Raid (SHR), verlies je slechts 25% van de schijfruimte om toch de garantie te bieden dat één schijf mag wegvallen en zonder dat er data verloren gaat.

 

Series
Synology biedt grofweg 3 series desktop-NASsen aan: Persoonlijke series (“j” of “slim”); Value series en Plus series (+). Aangezien we hier spreken over een systeem voor professioneel gebruik, is de Plus-serie zeker aan te raden aangezien deze gebruik maakt van een intel-processor en meer RAM heeft dan de andere systemen (wat vooral handig is bij veel simultane connecties).

Een volledige vergelijking van alle Synology’s met 4 schijven kan op de website gevonden worden, in dit geval is een DS916+ het door ons aangeraden model. Dit model is beschikbaar met 2GB of 8GB RAM, waarbij het zwaarste model wordt aangeraden met het oog op toekomstig gebruik.

SETUP (SOFTWARE)

De vraag van de klanten is om gebruik te kunnen maken van een FTP-server, wat standaard in het besturingssysteem beschikbaar is. Hierbij is het wel aan te raden om het veiliger FTPS-protocol te gebruiken, waardoor de connectie met de NAS beschermd is door een SSL-certificaat (gratis configureerbaar binnen Synology DSM dmv Let’s Encrypt). Uiteraard kan FTP als backup voorzien worden, veel FTP-programma’s laten toe FTPS te gebruiken wanneer beschikbaar en anders toch FTP te gaan gebruiken. Daarnaast kan eventueel ook SFTP worden voorzien, wat een alternatief en nieuwer protocol is voor bestandsoverdracht.

Aangezien er ook standaard een webserver kan worden geactiveerd op een Synology, kan de FTP-functionaliteit desgewenst worden uitgebreid met een web-interface. Een een heel makkelijk systeem hiervoor is ProjectSend, wat uitgebreider kan ook FileRun, Linshare or OwnCloud gebruikt worden.

CLOUD als alternatief of aanvulling?

Cloud-hosting wordt steeds goedkoper en de vraag is dan uiteraard of het niet goedkoper is alles op Dropbox, Google Drive of gelijkaardige platformen te zetten. Sommige bedrijven verkiezen echter om de data zelf te hosten wegens privacy of controle, waardoor een NAS een goede oplossing kan bieden.

Nu betekent de keuze voor een NAS niet noodzakelijk een volledig buitensluiten van de Cloud aangezien een hybride situatie mogelijk is. Eén van de applicaties voor Synology is Cloud Sync, welke toelaat bepaalde mappen op de NAS te synchroniseren met een bepaalde cloud-aanbieder. Als één bepaalde klant dus wél via Dropbox of Google Drive bestanden wil uitwisselen, dan kan de NAS de synchronisatie voor zijn rekening nemen en op die manier een centrale hub voor bestandsuitwisseling worden

Naast het eerder besproken risico op falen van de harde schijf, moet er uiteraard ook rekening gehouden worden met een mogelijke volledig uitvallen van de NAS. Als het gebouw waar deze staat getroffen wordt door een brand of blikseminslag, dan is het best om ook elders een backup te hebben. Eén van de mogelijkheden hierbij is om bestanden geëncrypteerd op te slaan in een publieke cloud. Deze worden dan vóór verzenden versleuteld waardoor in de cloud enkel onleesbare bestanden staan, terwijl je deze ten allen tijde terug kan halen op een Synology NAS en ontsleutelen.

Hot Ice Belgium heeft een uitgebreide ervaring met het opzetten van een solide backup-strategie. Neem zeker contact met ons op indien u hierbij hulp kunt gebruiken!

INTERNET-CONNECTIE

Tot slot mogen we uiteraard niet vergeten kijken naar de internet-connectie waarop de NAS is aangesloten. De internetconnecties in datacenters (waar cloud-diensten gehost worden) zijn meestal heel performant maar de huidige high-end-connecties (in dit geval maakt de klant gebruik van Telenet) bieden toch een voldoende snelheid voor de hier besproken service. Uiteraard is een abonnement met ongelimiteerd volume wel aan te raden maar zowel binnen de particuliere abonnementen (Whoppa) als de professionele pakketten (Business Fibernet) is dit beschikbaar. De snelheid van deze pakketten ligt rond de 200-250Mbps download en 20-30Mbps upload, wat voldoende snel moet zijn om een vlotte overdracht te garanderen (want veel hangt af van de snelheid van de andere partij).

CONCLUSIE

Een NAS kan zeker dienst doen als platform voor bestandsuitwisseling met klanten. Hiervoor is de standaard ingebakken FTPS-functionaliteit (eventueel aangevuld met een webportal) op een DS916+ een goede keuze als de NAS via een snelle internetconnectie aangesloten is op het internet.

Keuze-adviezenKMO-Hardware en Synology vormen deel van de aangeboden services van Hot Ice Belgium. Kunnen wij u van dienst zijn in één van deze domeinen, neem zeker contact met ons op!

one response
Hardware-advies: Fotoprinter om kerstkaarten te drukken
29/12/16 blog #

Hardware-advies: Fotoprinter om kerstkaarten te drukken

In dit artikel presenteren we een praktische case waarin we een keuze-advies op maat leverden aan één van onze klanten.

VRAAG VAN DE KLANT

Elk jaar is er opnieuw die rush om kerstkaartjes op tijd te laten drukken. Hierbij moeten deze per X besteld worden en moet het design allemaal hetzelfde zijn terwijl we graag een uniek design per klant willen creëren. Kan een fotoprinter hierbij soelaas bieden en wat kost dit?

ANALYSE

Fotoprinters zijn dezer dagen in een opmars. Veel grote merken hebben een model in hun gamma dus wij probeerden een Canon Selphy 1200 uit en printten hier op vanuit Android en OS X.

Alternatief: Kaartjes online laten drukken
Om te weten waarmee we de prijs vergelijken, gingen we eerst eens kijken wat online kaartjes laten drukken nu precies kost. Bij Vistaprint betaal je 12eur voor 10 kaarten, bij Smartphoto kosten ze 79€c/stuk als je er minstens 10 koopt en bij Photobox heb je kaarten vanaf 65€c/stuk als je per set van 10 koopt. Verzendingskosten en eventuele kortingen rekenen we nu even niet mee aangezien die elkaar nogal eens opheffen met de nodige online te vinden bonnen.

Een belangrijk punt in het voordeel van de online bestelde kaarten is de keuze aan formaten. De prijs valt soms wel wat hoger uit maar je kan kaarten wel in allerlei vormen krijgen.

Prijs van printer & kaartjes
Al jaren hanteren printerfabrikanten het principe “weinig winst op het toestel, veel winst op de inkt” en dit lijkt hier niet anders te zijn. Voor de printer die wij uitprobeerden (het topmodel van de Selphy reeks met oa WiFi) betaal je op het moment van schrijven een 110€, wat niet overdreven is. Als we deze aankoopprijs willen verdelen over 1000 afdrukken, dan rekenen we voor het gemak 11€c bij de prijs van een afdruk.

Qua inkt en kaartjes zijn er verschillende “pakketten” beschikbaar waarbij ons vooral de hoeveelheid afdrukken lijkt te verschillen. Zo probeerden we zowel de KP-108IN– als de RP-108-kaarten uit maar we konden geen verschil tussen beide ontdekken. Officieel zijn de KP-kaarten “postkaarten” en de RP-kaarten “foto’s” maar ze zien er identiek uit en lijken ons hetzelfde printresultaat te geven…
Beide kosten rond de 30eur/pak van 108 kaarten ofwel 27€c/afdruk. Het leuke aan deze print-technologie is dat de beschikbare inkt altijd overeenkomt met het aantal bijgeleverde kaarten. Je kan dus met een pakket van 108 kaarten ook exact dat aantal printen. Geen verspilling of nood om apart papier bij te kopen en een duidelijke prijs per afdruk.

Nemen we nu beide kosten samen, dan kost één afdruk grofweg 39€c/afdruk, iets goedkoper dan de gedrukte kaarten dus

Kwaliteit en mogelijkheden
Dit soort printers is op de markt gebracht als fotoprinters en het papier dat wij probeerden was dus steeds glanzend. Waar dit voor afdrukken van foto’s heel mooi uitkomt, kunnen sommige mensen het als storend ervaren voor kaarten. Ook lijkt de vroegere serie kaarten (KP-108IP), waarbij op de achterkant een ansicht-opdruk stond, niet meer beschikbaar, waardoor de afgedrukte kaart steeds in een envelop moet worden verzonden. Of dit een probleem vormt is dus sterk afhankelijk van wat met de kaarten gedaan zal worden.

De kwaliteit van de prints is naar onze mening heel goed. Canon maakt reclame met de slogan dat de prints 100 jaar meegaan, in ieder geval hebben we geen last gehad van uitgelopen inkt en waren de prints meteen na afdrukken droog waardoor vastnemen geen vegen tot gevolg hadden (al wordt het vastnemen van de bedrukte kant afgeraden). Wél merkten we dat stof een grote boosdoener kan zijn want bij onze tests is gebleken dat een klein stofje op een kaart kan leiden tot enkele onbedrukte pixels, wat bij een volledig gekleurde kaart wel opvalt. Gelukkig wordt de Selphy geleverd met een afneembare papier-cassette en als deze na elke printbeurt wordt gesloten, dan is de kans op stof weer wat kleiner.

Goed aan deze printer is dat foto’s randloos geprint kunnnen worden (waardoor bijsnijden overbodig wordt). Hiervoor wordt aan de lange zijde tot aan de rand geprint en zijn aan de korte zijde afscheurbare (of eerder afbreekbare) randen waardoor je geen witruimte overhebt. Deze afgescheurde zijde is wel een klein beetje zichtbaar maar niet storend.

Ook al zijn we eerder beperkt in de formaten van afdrukbare kaarten of foto’s, het leuke aan deze printers is wel dat er binnen het gamma van Canon nog papier op kredietkaartformaat en stickers op verschillende formaten beschikbaar zijn. Als je als professional dus graag promo-stickers voor op je producten wil maken, dan kan dit met hetzelfde toestel makkelijk afgedrukt worden. Ook voor particulieren kan het snel afdrukken van stickertjes of een aandenken aan een feestje op kredietkaartformaat of fotoformaat een leuke extra betekenen.

Printgemak
Tot slot willen we nog een ogenblik wijden aan het gebruiksgemak voor gewone mensen. Het invoeren van de inktpatronen en papiercassette is heel eenvoudig (zeker in vergelijking tot vele inktpatronen van traditionele inkjet-printers) en de printer geeft zelf aan als de inkt op is of de papiercassette niet goed geladen is. Het verbinden van de printer met draadloze netwerk is iets lastiger voor mensen die hier geen ervaring mee hebben maar de Android-app voor draadloos printen werkt heel intuitief en zorgt voor eenvoudig afdrukken van afbeeldingen vanop de smartphone of tablet. Op Mac OS X verschijnt de printer na toevoegen als een andere printer en kan bij de opties gekozen worden voor “borderless” printen. Uiteraard moet voor het printen zonder witruimte wat gespeeld worden met de schaling van de afbeelding (maw is het kiezen tussen een afgeknipte te lange zijde of een witte balk aan de andere zijde) maar dit is niet anders dan bij het online laten afdrukken van foto’s of kaartjes.
Wel ervaarden we bij onze printtests enkele malen dat een bepaalde foto helemaal niet wilde afdrukken (tot we hem verkleinden) en ging de printer een enkele keer de mist in door slechts één kleur af te drukken en de foto als “afgewerkt” te bestempelen…

CONCLUSIE

Zoals steeds heeft een eigen fotoprinter voor het afdrukken van kaarten of foto’s zijn voor- en nadelen. De snelheid van direct een foto, kaart of sticker af te kunnen drukken en het feit dat elke print verschillend kan zijn, zijn grote voordelen. Het feit dat alles glanzend is en dat het aantal formaten eerder beperkt is, kunnen nadelen zijn.
Over het algemeen gezien zeker een goede aankoop voor wie regelmatig fotoprints nodig heeft met een eerder bescheiden aankoopprijs en makkelijke bediening.

Keuze-adviezen en KMO-Hardware vormen deel van de aangeboden services van Hot Ice Belgium. Kunnen wij u van dienst zijn in één van deze domeinen, neem zeker contact met ons op!

no responses
Backup van je cloud-account
12/03/16 blog #

Backup van je cloud-account

PROBLEEMSTELLING

Meer en meer services verhuizen naar de cloud, zo heeft het gebruik van bijvoorbeeld Google Apps of Office365 voordelen tegenover een eigen mailserver. De kost is een stuk lager (vooral voor domeinen met een beperkt aantal mailboxen), staat de cloudservice garantie voor de uptime (99.9% SLA is geen uitzondering), kan de schaalgrootte een groot voordeel bieden bij de spamfiltering en is de mailbox van overal ter wereld en via alle mogelijke protocollen beschikbaar.

Eén van de mogelijke problemen is dat mocht deze cloudaanbieder de beloftes niet nakomen of mocht je mails per ongeluk permanent verwijderen, je geen lokale kopie van je mails en online opgeslagen bestanden meer hebt. Ook al is die kans bij één van deze grote aanbieders vrij klein, toch zijn er een aantal mogelijkheden om ook dit risico te elimineren. In dit artikel focussen we op Google Apps for Work en Office365 aangezien wij

zelf ervaring hebben met de problematiek op deze platformen.

leo.

GMVAULT

Een eerste mogelijkheid is om een kopie van je mails lokaal op te slaan. Gmvault is een gratis applicatie die net dat doet door in te loggen op je Gmail-mailbox (idem voor Google Apps for Work) en alle mails te downloaden naar je harde schijf. Het programma is slim genoeg om bij te houden wat al gekopieerd is zodat een zogenaamde “incrementele backup” niet veel tijd in beslag neemt. Het programma is beschikbaar voor zowel Windows, Mac als Linux zodat iedereen hier gebruik van kan maken.

De mail wordt lokaal beschikbaar als leesbaar bestand zodat je zelfs via de zoekfunctie van je besturingssysteem op de inhoud van een mail kan zoeken.

Het blijft een programma dat lokaal opgestart moet worden en dus geen kopie maakt als je je computer niet opzet of het programma vergeet te starten. Dit kan uiteraard wel worden vermeden door het programma op de achtergrond automatisch te laten opstarten.

SPINBACKUP

Een alternatieve mogelijkheid is om het nemen van je backups over te laten aan een online aanbieder. Het klinkt contradictorisch om als backup van je cloudaanbieder opnieuw een bedrijf te kiezen dat alles in de cloud opslaat maar omdat deze gebruikmaakt van losstaande cloudhosting, is dit toch een goede oplossing. Spinbackup is gespecialiseerd in backups van Google-accounts en zal daarbij zowel de mailbox als (naar wens) de calendar, drive, photos, contacten en tasks backuppen. De prijzen worden gerekend volgens volume (met een standaard 30GB inbegrepen, gedeeld over de accounts) en aantal gebruikers waardoor je voor een beperkt bedrag toch je accounts kan backuppen.
De mail wordt automatisch gebackupped (max 1 keer per dag, tijd instelbaar), waarna je deze in het controlepaneel van Spinbackup makkelijk kan raadplegen. Backups terugzetten is ook heel eenvoudig, zelfs mails terugzetten naar een andere mailbox (bvb als migratie) is mogelijk.

De mails staan online opgeslagen en zijn dus niet in je lokale zoeksysteem beschikbaar. Wel kan je de online opgeslagen kopie downloaden naar je computer maar aangezien dit een manuele actie is, vormt dit geen perfect oplossing (tenzij je alle mails bij het verwijderen van een cloud-account lokaal wil opslaan).

CLOUDALLY

Dit bedrijf biedt dezelfde services aan als SpinBackup maar doet dit voor zowel Gmail (Google Apps for Work) als voor Office365 en nog enkele andere diensten (bvb Salesforce en Box). De prijs per gebruiker/mailbox is ietsje hoger dan bij SpinBackup maar daartegenover komt een onbeperkte backupruimte.
Als je van meerdere verschillende diensten gebruikmaakt, dan kan je alle accounts in bij dezelfde dienst laten backuppen.
Wij vonden de interface van Cloudally wat minder aangenaam en overzichtelijk dan SpinBackup maar dit is uiteraard persoonlijk.

CONCLUSIE

Er zijn verschillende manieren om de mails die je bij je cloudaanbieder opslaat te backuppen. Sommige mensen zullen een lokale kopie op de harde schijf verkiezen terwijl anderen een online dienst nemen, beide oplossingen zijn het overwegen waard!

BRONNEN

Keuze-adviezen en Cloud services vormen deel van de aangeboden services van Hot Ice Belgium. Kunnen wij u van dienst zijn in één van deze domeinen, neem zeker contact met ons op!

no responses
Software-advies: Privaat gespreksplatform
27/01/16 blog #

Software-advies: Privaat gespreksplatform

In dit artikel presenteren we een praktische case waarin we een keuze-advies op maat leverden aan één van onze klanten.

 

VRAAG VAN DE KLANT

Binnen onze vereniging zijn we op zoek naar een platform waarop de verschillende leden met elkaar kunnen communiceren. Het is nog niet helemaal duidelijk hoe dit moet gebeuren maar wij dachten aan een forum. Wat zijn de mogelijkheden hiervoor?

 

ANALYSE

Bij het kiezen van een community-platform is het belangrijk te kijken op welke manier de leden met elkaar willen communiceren. Er bestaan heel veel fora waar helaas praktisch geen activiteit op plaatsvindt, waardoor het doel helemaal niet bereikt wordt.

 

Enkele mogelijkheden:

* Traditioneel forum: Een traditioneel forum (waarvan oa phpBB één van de bekendste is) is een ideale plaats voor het voeren van discussies tussen leden waarbij zij zelf de input leveren. Je hebt mensen nodig die vragen stellen of topics creëren met een idee en mensen die reacties en/of antwoorden geven hierop. Ook al kunnen foto’s, filmpjes etc gedeeld worden, het hoofddoel van zo’n forum blijft het schrijven van teksten door de leden.

Good to know: Traditionele fora hebben veel moderatie nodig. Zowel het eventueel wijzigen van ongewenste vragen en of antwoorden als het indelen in categorieën en sluiten van beantwoorde vragen wordt door deze moderatoren gedaan.

 

* Blog met reactiemogelijkheden: Als er vanuit de organisatie zelf regelmatig info gepost wordt en de bedoeling is dat leden hierop reageren, dan is een blogpakket met reactiemogelijkheden (waarvan WordPress veruit de populairste en bekendste is) een goede optie. Een dergelijke blog zorgt ervoor dat er steeds nieuwe content beschikbaar is zowel mét als zonder reacties maar dat de mensen toch over de artikels in discussie kunnen treden in de commentaren. Dit concept wordt toegepast door oa nieuwssites als Tweakers.net maar kan perfect in een afgeschermde omgeving draaien.

Good to know: Dit soort community valt of staat met de artikels die worden gepost. Geen artikels betekent geen reacties… Je kan uiteraard iedereen toelaten artikels te schrijven maar dan moet de kwaliteit hiervan wel in het oog gehouden worden. Qua commentaren is niet enorm veel moderatie nodig, al kan ook geactiveerd worden dat elke post moet worden goedgekeurd.

 

* Privaat sociaal netwerk: Iedereen die een profiel heeft op Facebook kan ook zelf (al dan niet private) groepen aanmaken. Dit is echter voor bepaalde doelgroepen (bvb kinderen of kwetsbare personen) niet het ideale kanaal door de vermenging met het openbare gedeelte. Er bestaan intussen ook pakketten waarmee een privaat sociaal netwerk kan worden opgezet om dezelfde mogelijkheden te bieden aan een beperkte groep mensen.
Enkele voorbeelden hiervan zijn HumHub en Open Source Social Network (Ossn), er bestaan ook enkele WordPress-plugins die dezelfde functies aanbieden (waarvan BuddyPress de bekendste is).
Opm: Microsoft biedt met Yammer een privaat sociaal netwerk in de cloud aan (wat erg populair is onder bedrijven), helaas moet hiervoor echter per gebruiker betaald worden waardoor het pas interessant is als iedereen ook een Office365-abonnement heeft.

Good to know: Op een sociaal netwerk kan zowat alles gepost worden (teksten, foto’s, filmpjes), wat moderatie soms lastig maakt. Ook moet de voldoende webruimte (en eventueel zelfs een eigen server) voorzien worden om alle geposte media te kunnen verwerken.

 

CONCLUSIE
Een online community bouwen is zeker leuk om de verschillende leden met elkaar in contact te doen treden maar om te vermijden dat dit doodbloedt, wordt best goed nagedacht over welke systeem gekozen wordt. Ook is het belangrijk te bepalen hoeveel tijd de moderatoren/beheerders van het platform kunnen besteden hieraan aangezien hun taak essentieel is voor een goed draaiend platform.

 

Disclaimer: Dit advies werd persoonlijk opgesteld voor één van onze klanten, er wordt niet verder ingegaan op de eventuele inhoud en de correctheid hiervan. Wij hebben geen relatie met het voorgestelde product of het bedrijf dat het levert, dit advies werd onafhankelijk opgesteld op basis van de gegevens die we online konden vinden. Hot Ice Belgium is niet aansprakelijk voor eventuele negatieve effecten van het gebruik van dit product. Alle rechten op het artikel zijn voorbehouden aan Hot Ice Belgium.

no responses
Eenvoudig meerdere WordPress-sites beheren
15/11/15 blog # , ,

Eenvoudig meerdere WordPress-sites beheren

PROBLEEMSTELLING
Sinds enkele jaren is WordPress als Content Management Systeem heel erg in opmars. Wat begon als een puur blog-platform, is dankzij een eenvoudig controlepaneel en veel online beschikbare thema’s en plugins uitgegroeid tot één van de meest gebruikte systemen om websites op te draaien.
Nu het ook goedkoper geworden is om een eigen website te beheren, voorzien steeds meer mensen aparte websites voor hun verschillende hobby’s, verenigingen of werkzaamheden. Het nadeel hiervan is dat elke site met een aparte WordPress-installatie ook apart up-to-date gehouden dient te worden, zowel het CMS zelf als plugins moeten worden geupdated zodat lekken gedicht worden en de site geen gevaar loopt gehacked te worden.

Aangezien wij als webbouwer verschillende websites in ons beheer hebben, gingen we op zoek naar een systeem dat ons dit makkelijker kan maken. We hebben hierbij de 2 belangrijkste systemen gereviewed: ManageWP en InfiniteWP.

 

ManageWP
Dit systeem, ontwikkeld door enkele oud-Wordpress-ontwikkelaars, bestaat al een hele tijd en werkt volledig cloud-based. Het controlepaneel biedt een mooi overzicht van de verschillende websites in het beheer en de verschillende updates die voor handen zijn zodat rechtstreeks updates geïnstalleerd kunnen worden.
Recent is de nieuwe versie, genaamd “Orion” uitgekomen waarin het controlepaneel nog wat mooier oogt en, aangezien Orion momenteel enkel voor betalende gebruikers beschikbaar is, automatische cloud-backups gemaakt kunnen worden. Helaas zijn niet alle features van de oude versie in Orion beschikbaar, waardoor je soms moet wisselen tussen de panelen om alles te kunnen uitvoeren (dit zou in de komende maanden wel wijzigen).

+ Volledig cloud-based zodat zelf geen webruimte voorzien moet worden voor het controlepaneel
+ Gratis versie met 5 websites en beperkte features beschikbaar
+ Betaling per aantal sites (1, 2, 3, 5, 7, 10, 15, …) en elk moment wijzigbaar
+ Verschillende abonnementen met verschillende features (features moeten niet elk apart worden aangekocht)
+ In betalende abonnementen via Orion steeds cloud-backup inbegrepen waarin incrementeel gebackupped wordt (= minder load op de webserver van de sites)
+ Mobiele applicatie voor het op afstand beheren van de sites
– Vrij prijzig indien veel kleinere sites worden beheerd
– Nog niet alle features in nieuwe paneel beschikbaar (bvb Externe backup naar Dropbox enkel in het oude systeem)
– Geen ondersteuning van multi-sites in Orion en geen plannen om dit te voorzien in de toekomst

 

InfiniteWP
Dit alternatief voor ManageWP werkt op een volledig andere manier, zowel technisch als qua kost. Het paneel zelf is self-hosted en je kan er zoveel sites mee beheren als je wil maar voor de extra mogelijkheden zoals remote backup, analytics of uptime-monitoring moet per module jaarlijks betaald worden. Het paneel zelf is ook heel overzichtelijk en werkt vlot, via een Cron-job kunnen automatische checks worden voorzien.
Opm: Een recente blogpost van de ontwikkelaars maakt melding van een cloudversie die in aanbouw is maar over de timing en prijzen is nog niets bekend.

+ Self-hosted dus alles zelf in handen
+ Basisfunctionaliteit (updates van plugins, thema’s en taal + manuele backups op de webserver van de sites) is volledig gratis en ondersteunt onbeperkt aantal websites
+ Betaling per module (maar deze module is dan wel op alle websites bruikbaar) dus je betaalt enkel voor wat je nodig hebt
+ Multi-sites werken zonder problemen door de verschillende subsites apart toe te voegen
– Geen standaard cloud-backups voorzien dus voor online- of off-site backups moet zelf een FTP-server of cloud-abonnement (bvb Dropbox) voorzien worden
– Modules zijn niet goedkoop en als je bvb scheduled remote backups wil hebben dan moeten 2 modules worden aangekocht => Vooral bij kleinere installaties nadelig
– Geen mobiele applicatie beschikbaar
– Backups zijn niet incrementeel, wat voor sites met veel bestanden een grotere load op de webserver betekent

 

CONCLUSIE
Beide systemen werken goed en doen wat van ze verwacht wordt. Eens Orion voor ManageWP alle functies ondersteunt, zal dit de betere keus zijn als heel veel features gebruikt moeten worden (bvb userbeheer, bulk-posts, migraties, monitoring, …) aangezien deze features in InfiniteWP allemaal apart (of als één vrij prijzig totaalpakket) aangeschaft moeten worden. Voor wie echter veel sites beheert en daar niet alle functionaliteiten voor nodig heeft, kan ManageWP duur uitvallen en is daardoor beter af bij InfiniteWP. Ook hebben beheerders van multi-sites geen keuze aangezien dit in ManageWP Orion niet ondersteund zal worden.
Onze voorkeur gaat momenteel uit naar InfiniteWP voor de meeste gebruikers, tenzij dit “power-users” zijn die veel functionaliteiten nodig hebben.

 

BRONNEN
https://managewp.com/
https://infinitewp.com/

 

Disclaimer: Deze review werd gemaakt voor eigen gebruik, er wordt niet verder ingegaan op de eventuele inhoud en de correctheid hiervan. Wij hebben geen relatie met het voorgestelde product of het bedrijf dat het levert, dit advies werd onafhankelijk opgesteld op basis van de gegevens die we online konden vinden en door zelf gebruik te maken van de producten. Hot Ice Belgium is niet aansprakelijk voor eventuele negatieve effecten van het gebruik van dit product. Alle rechten op het artikel zijn voorbehouden aan Hot Ice Belgium.

no responses
Privacy op Windows 10
23/10/15 blog # , , ,

Privacy op Windows 10

VRAAG
Onlangs kregen wij van een klant de vraag wat gedaan kan worden om de privacy op Windows 10 te verbeteren aangezien er in de pers heel wat verschenen is over de functies die Microsoft heeft ingebouwd om de gebruikers te volgen (zie bronnen onderaan dit artikel).

Wij hebben dit wat verder uitgezocht en kwamen tot enkele mogelijkheden om dit volgen door Microsoft te “verminderen”. Het zal wellicht een utopie zijn te denken dat, in de huidige geconnecteerde tijden, we volledig anoniem online kunnen maar toch zijn er een aantal zaken die we kunnen doen om onszelf minder bloot te stellen aan de infomatie-zoektocht van Microsoft.

  1. Maak geen gebruik van de “log aan op uw PC met uw Microsoft-account”-functionaliteit. Deze functionaliteit biedt zeker voordelen als handige password-reset, instellingen-backup bij computercrash etc maar uiteraard geven we hiermee Microsoft expliciet de toestemming om een hele reeks gegevens te kopiëren en eventueel te verwerken. Gebruik daarintegen de lokaal gecreëerde accounts en link deze niet met een Microsoft cloud-account.
  2. Maak geen gebruik van OneDrive om uw bestanden te synchroniseen. Gebruik daarintegen beter een private cloudoplossing, bijvoorbeeld op basis van een NAS. Indien we onze bestanden via OneDrive zetten, dan is er geen directe garantie dat Microsoft deze niet kan verwerken, nu of in de toekomst.
    => Hot Ice Belgium kan u helpen bij het opzetten & configureren van uw eigen Synology NAS (meer info op de pagina van deze service)
  3. Maak gebruik van een Privacy-tool om de instellingen optimaal te configureren. Enkele applicatie-bouwers zijn direct op dit probleem gesprongen om een tool te bouwen die de verschillende privacy-gerelateerd instellingen van Windows 10 opsomt mét uitleg en toestaat deze met een klik af te zetten. De tool die wij hierbij uitprobeerden en waarover wij heel tevreden waren is https://www.oo-software.com/en/shutup10.
    Zoals u ook in de screenshot bovenaan dit artikel kan zien, is de tool heel duidelijk, makkelijk in gebruik en daarenboven is hij volledig portable zodat er geen installatierechten vereist zijn om ze uit te voeren.
    => Indien dit te complex is om zelf uit te voeren, dan kan Hot Ice Belgium u steeds helpen om dit in te stellen, op locatie of via Teamviewer.

 

BRONNEN
http://datanews.knack.be/ict/microsoft-volgt-alles-wat-u-doet-in-windows-10/article-normal-591301.html
https://www.hln.be/ihln/multimedia/windows-10-bespioneert-u-dit-kan-u-er-tegen-doen~ab8dc755/
https://www.oo-software.com/en/shutup10

 

Disclaimer: Dit advies werd persoonlijk opgesteld voor één van onze klanten, er wordt niet verder ingegaan op de eventuele inhoud en de correctheid hiervan. Wij hebben geen relatie met het voorgestelde product of het bedrijf dat het levert, dit advies werd onafhankelijk opgesteld op basis van de gegevens die we online konden vinden. Hot Ice Belgium is niet aansprakelijk voor eventuele negatieve effecten van het gebruik van dit product. Alle rechten op het artikel zijn voorbehouden aan Hot Ice Belgium.

no responses
Software-advies: voorbeeld-case “Cloud”
28/04/15 blog #

Software-advies: voorbeeld-case “Cloud”

In dit artikel presenteren we een praktische case waarin we een keuze-advies op maat leverden aan één van onze klanten.

 

VRAAG VAN DE KLANT

We zijn op zoek naar een programma dat onder core business (technisch onderhoud van gebouwen) kan ondersteunen.

Verwachte functies zijn:

* Het doorgeven van meldingen via app, computer of telefonisch
* Opvolging van de melding en de verschillende fases van uitvoering
* De klant kan zelf de melding als voltooid doorgeven of bv na vraag van ons de voltooiing ervan bevestigen.

Dit alles zou voor verschillende klanten moeten kunnen met ondersteuning voor Nederlands en Frans (eindklantmodules).

Voorbeeldsoftware die we reeds online vonden: http://www.2thepointsoftware.nl/service.html

 

ANALYSE

Wat is belangrijk voor een dergelijk pakket?

* Online tool
=> Platformonafhankelijk en locatieonafhankelijk + altijd online (cloudgebaseerd)
* Liefst Europees
=> Er zijn heel wat Amerikaanse tools op de markt maar hierbij is het bijvoorbeeld niet mogelijk om in Euro te werken en heel wat functionaliteiten zoals BTW etc zijn enkel op de Amerikaanse markt gericht. Daarenboven zijn veel producten enkel in het Engels beschikbaar, wat voor eventuele eindklanten een probleem kan vormen.
* Er moet zowel een beheer- als klantenmodule aanwezig zijn
* Moderne schermen
=> Op zich maakt het uitzicht niet zoveel uit zolang het zijn werk doet maar als de schermen er oud uitzien dan is de software veelal ook lang geleden ontwikkeld en op oude technologieën gebaseerd.

Na heel wat onderzoek op de markt hebben we een product gevonden wat aan deze voorwaarden voldoet: http://www.ultimo.com/benl

Wat zijn de troeven van dit product?

* Bedrijf met vestigingen in België, Nederland en Duitsland
=> Lokale ondersteuning in geval van problemen is zeker een troef
* De oplossing is cloudbased
Opm: Er is ook een on-premise versie van dit product beschikbaar maar voor deze klant was dit niet relevant
* Modulair: Er is een module specifiek voor maintenance management (details & brochure zijn te vinden op de website), waarbij je relevante modules kunt aankoppelen. Zo is er oa de “self service” module die dan de klanten toelaat om orders te creëren en zijn er ook modules voor contractbeheer etc beschikbaar.
* Er zijn enkele sterke voorbeeldklanten (oa Recticel)
* De schermen lijken vrij modern + het feit dat alles cloudbased kan werken doet vermoeden dat alles volledig webgebaseerd is.
Opm: Helaas zijn er niet enorm veel screenshots beschikbaar om dit te bevestigen.

 

NEXT STEPS

Een dergelijke analyse wordt (al dan niet met vergelijking van de concurrerende pakketten) geleverd aan de klant, waarbij wij desgewenst kunnen instaan voor het organiseren van een demo-sessie. Hierbij zal Hot Ice Belgium de nodige technische vragen voorbereiden om de openstaande punten te beantwoorden. Indien er beslist wordt op gebruik te maken van het product, dan zorgen wij voor de volledige integratie en configuratie en vertegenwoordigen wij de klant als system administrator/integrator.

 

Disclaimer: Dit advies werd persoonlijk opgesteld voor één van onze klanten, er wordt niet verder ingegaan op de eventuele inhoud en de correctheid hiervan. Wij hebben geen relatie met het voorgestelde product of het bedrijf dat het levert, dit advies werd onafhankelijk opgesteld op basis van de gegevens die we online konden vinden. Hot Ice Belgium is niet aansprakelijk voor eventuele negatieve effecten van het gebruik van dit product. Alle rechten op het artikel zijn voorbehouden aan Hot Ice Belgium.

no responses